+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Документооборот в организации пример схема

Документооборот в организации пример схема

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. Входящая документация К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора. Верный пример схемы документооборота в организации:. Виды документопотоков Документооборот Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой. Утвержденная в году Государственная система документационного обеспечения управления.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Документооборот на предприятии: правила и принципы

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.

Входящая документация К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора. Верный пример схемы документооборота в организации:.

Виды документопотоков Документооборот Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой. Утвержденная в году Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Понятие документооборота Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД. Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:. Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм.

Особенно это касается недавно введенных реформами. Начальный этап составления В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:.

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором. Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое.

После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия директором, замещающим его лицом.

Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.

Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;. Таким образом, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки. В процессе движения документа выполняются определенные операции по его обработке.

Это сокращает время прохождения и ускоряет документооборот организации в целом. По отношению к управленческому объекту: Документооборот образуют потоки входящих поступающих из других организаций , исходящих отправляемых в другие организации и внутренних созданных и действующих в пределах организации документов.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. Движение входящих документов Схема движения входящих документов Движение входящих документов показано на рис. Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты. Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:.

Базовые понятия В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами. Однако для всех документов существуют 5-ть основных этапов: 1 составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению; 2 передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки; 3 проверка принятых документов бухгалтером по форме проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов , по содержанию законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей и арифметическая проверка; 4 обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа: таксировка расценка — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

Читайте также:. Внешний и внутренний документооборот организации В документообороте организации принято разделять на два вида: внутренний и внешний. Это зависит от того, в каком направлении движется документопоток:. Движение входящих документов включает следующие операции: прием, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение, распределение по структурным подразделениям, регистрация, присвоение идентификационных номеров, рассмотрение руководством, вынесение резолюций и их исполнение, отправку ответов.

Кроме того, для эффективного управления документооборотом организации целесообразно выбрать наиболее подходящую к ее специфике организационную форму :.

Аккумулирует все технологические операции в специализированном структурном подразделении. Его роль может играть канцелярия, отдел делопроизводства или даже определенный сотрудник: секретарь или офис-менеджер. В одном отделе производится весь цикл технологических операций с момента получения или создания документа до его передачи на архивное хранение. Подобная организационная форма оптимальна лишь в том случае, если оборот документов не превышает 10 тысяч документов в год.

Подразумевает создание отдельной делопроизводственной службы для каждого структурного подразделения компании. При децентрализации весь цикл работы выполняется автономно, т. При повторном нарушении — финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат квартальных, годовых. Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем. Так вот, документооборот — полный цикл движения документов с момента их выписки получения и до момента завершения исполнения отправления.

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом. Какова его роль Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения.

Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право: Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, ее формирования, иным немаловажным факторам. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

Электронный документооборот Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо: В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т. Государственные стандарты на термины и определения , гг.

Характери стикой документооборота являе тся его объе м. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определе нного периода времени, как п равило года. Объем документооборота — важный показ атель, используемый в кач естве критерия при решении вопросов выбора организ ац ионной формы делопроизв одства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизв одства, ее штатного состава и д ру гих вопросов.

Керженцев и др. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков.

Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота.

Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен числа.

Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно.

Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте.

Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании.

При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями. Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера рис. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству.

Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников. Как служебные записки, так и письма проходят обязательную процедуру регистрации. После рассмотрения адресатом они получают резолюцию и отправляются к исполнителю, который должен выполнить свое задание в установленный срок. Исполненный документ отправляется на хранение.

Таким образом, путь внутренних информационно-справочных документов ничем не отличается от тех, что поступили в компанию извне. Отличие может быть, например, в сроке исполнения: зачастую для внутренних документов он намного меньше. Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.

На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие. Утверждение документов проводится должностным лицом руководителем соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы.

В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка докладные, объяснительная записка , личного состава и т. В соответствии с п. Приказом Минфина России от 9 декабря г. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации утв.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. Входящая документация К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне.

Как сделать быстрей и проще подготовку документов с помощью автоматической маршрутизации на примере договоров и соглашений. Оставить заявку. Главная О документообороте Интересные материалы Делопроизводство, электронный документооборот Интересные материалы Организация документооборота на предприятии и в организациях. Вернуться к списку Организация документооборота на предприятии и в организациях. Понятие документооборота специалистами трактуется как процесс движения документов — от момента их появления получения поступления извне либо создания внутри до завершения работы с ними исполнения.

Документооборот в организации пример схема

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников. Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Схемы документооборота

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. После того, как руководитель изучил документы, он пишет о результатах в резолюциях. Где, касаемо какого — либо документа, пишется полный перечень действий для исполнителя. Далее оригинал передаётся тому исполнителю, которого назвали первым, а для остальных делаются копии.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации примеры ниже — основа основ любого бизнеса.

Активировать демодоступ. Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов. Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями. Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.

Документооборот в организации пример схема. Соединяем внутренний и внешний документооборот

Активировать демодоступ. Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов. Основная задача документооборота — документирование текущей деятельности компании.

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

.

Пример схемы документооборота организации представлен.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока

.

Документооборот в Организации Пример Схема

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Арефий

    Поставил дэлайс. Антон тут перечисляет небольшие плюсы от данной ДЕформы, но у меня сложилось мнение, что он почему-то согласен, что государство нам ничего не должно (с). А на самом деле государство должно всем, ибо его функция управлять недрами и населением ради их всеобщего блага. А когда оно отстраняется от своей работы, происходит бардак и его крах типа войны или революции.

© 2018-2020 mbdou63.ru